Compromiso del Hospital San Carlos Borromeo (HSCB)

Por favor, lea cuidadosamente: 

La Regla de Privacidad HIPAA requiere que proveamos notificación detallada por escrito sobre nuestras prácticas de privacidad. Esta notificación describe cómo su información médica va ser utilizada y divulgada y cómo usted puede tener acceso a esta información

I. Compromiso del Hospital San Carlos Borromeo (HSCB) 

El HSCB tiene el compromiso de proteger su información protegida de salud. La Ley HIPAA (45CFR Parte 160 y 164) nos obliga a mantener protegida y asegurar la privacidad y confidencialidad de su información protegida de salud (PHI, por sus siglas en inglés). Las disposiciones de Ley nos obligan a proveerle este AVISO sobre nuestras responsabilidades legales y prácticas de privacidad con relación a su PHI. Toda información que el HSCB recopile y/o divulgue sobre sus usuarios y que se considere como información personal no pública, se considera como información protegida de salud, según lo define el Reglamento de Privacidad de la Ley HIPAA (45 CFR Parte 164, Sección 164.501).

EL HSCB se compromete a regirse por los términos de este aviso conservando las mejores prácticas de privacidad y confidencialidad para proteger la información y se le entregará copia de nuestras prácticas de privacidad a cada paciente admitido, atendido en Sala de Emergencia o que recibe servicios ambulatoriamente. El HSCB mantendrá documentación actualizada de las políticas y procedimientos para el manejo de su información protegida de salud y las mismas estarán disponibles para su revisión a través de la Oficina de Cumplimiento y Calidad.

El HSCB define acorde al Reglamento de Privacidad- Ley HIPAA (45 CFR CFR Parte 164, Sección 164.501) que la información protegida de salud (PHI) es cualquier información sobre el usuario (usted) que lo identifica como individuo (nombre, apellido, fecha nacimiento, seguro social, dirección, teléfono, etc.) que hayamos obtenido por medio de usted en su visita a nuestro hospital, ya sea por Sala de Emergencias, haya sido admitido o durante el ofrecimiento de servicios ambulatorios, información requerida por un proveedor de servicios de salud, intermediarios que procesan facturas de servicios de salud, auditores externos, intermediarios que procesan facturas de servicios de salud, socios de negocio y la información creada, recibida y mantenida por nosotros con información pasada, presente y futura sobre su:

  1. Salud física o mental
  2. Servicios de salud ofrecidos en el hospital
  3. Procesos administrativos sobre sus servicios de cuidados de salud
  4. Pagos por la prestación de servicios de salud

Toda esta información se denominará como “información protegida de salud” o “PHI”. Cualquier término no definido en este AVISO tiene el mismo significado que dicho término tiene en el Reglamento de ley.

II. Usos y Divulgaciones Rutinarias de la Información Protegida de Salud (PHI) 

 Las siguientes categorías describen las diferentes maneras en que el HSCB puede utilizar y divulgar su PHI:

  • Tratamiento – podemos utilizar y divulgar su PHI para la provisión, coordinación o supervisión de su atención médica y otros servicios relacionados. Por ejemplo, podemos usar y divulgar su PHI cuando se le refiere a otro proveedor para atención médica. Una vez usted llega a recibir servicios médicos en nuestra institución, todo el personal de salud involucrado en su cuidado tendrá acceso a su PHI.
  • Pago – para obtener o proveer pagos por la prestación de cuidado de salud, incluso actividades de cobro y manejo de reclamaciones. Por ejemplo, podemos utilizar y divulgar PHI para validar si su plan de salud cubrirá el costo de la atención y servicios provistos. Para cobro de servicios se incluirá información suya, diagnósticos, procedimientos y suplidos utilizados.
  • Operaciones – podemos utilizar y divulgar su PHI para apoyar las funciones del hospital. Por ejemplo, mejorar la atención médica, revisar y mejorar la calidad, eficiencia y costos de los servicios que ofrecemos a nuestros pacientes.
  • Socios de Negocios – tenemos contratos con individuos y entidades que son nuestros socios de negocio para que provean ciertos tipos de servicios. Los socios de negocio pueden recibir, crear, mantener, usar y divulgar PHI, sólo luego de obtener un acuerdo legal con el HSCB que establece la relación de socio de negocio y sus obligaciones para cumplir con las disposiciones de la Ley HIPAA (45 CFR Parte 160 y 164).

III. Otros Posibles Usos y/o Divulgaciones de su Información Protegida de Salud (PHI) 

  • Según requerido por ley – podemos divulgar PHI cuando la ley federal, estatal o local requiere su uso o divulgación. En este AVISO “según requerido por la ley” se define tal como lo dispone el Reglamento de Privacidad de la Ley HIPAA.
  • Actividades de Salud y Seguridad Pública – podemos utilizar o divulgar PHI a aquellas agencias gubernamentales que regulan y fiscalizan las condiciones de salud de la población, los servicios de salud y actividades relacionadas a la seguridad pública. A su vez, podemos divulgar su PHI, si es necesario, para prevenir o disminuir una amenaza seria o inminente a la salud y/o seguridad pública. Por ejemplo, actividades de vigilancia de enfermedades, mantenimiento de registros e informes de estadísticas de enfermedades, condiciones e información vital, entre otros.
  • Maltrato o Negligencia – podemos divulgar PHI a un funcionario de gobierno autorizado en casos donde sea necesario informar abuso o negligencia contra menores, adultos y situaciones de violencia doméstica.
  • Administración Federal de Drogas y Alimentos (FDA) – podemos divulgar su PHI a la FDA para prevenir una amenaza inminente a la salud o seguridad pública nacional con relación a eventos adversos relacionados con alimentos, suplementos, productos y defectos de productos, entre otros.
  • Compensación a trabajadores – podemos divulgar su PHI a su patrono para cumplir con las leyes de Vigilancia de Salud, OSHA, Compensación a Trabajadores y otros programas similares establecidos por la ley, que proveen beneficios por lesiones o enfermedades relacionadas al trabajo, sin considerar culpa.
  • Procedimientos Legales – podemos divulgar PHI durante cualquier proceso judicial o administrativo en respuesta a una orden del Tribunal de Justicia o un tribunal administrativo en la medida que dicha divulgación este expresamente autorizada, o en respuesta a una citación, una solicitud de descubrimiento de prueba u otro proceso autorizado por ley.
  • Agentes del Orden Público - podemos divulgar PHI a agentes del orden público. Por ejemplo, podemos ofrecer información necesaria para comunicar un delito, localizar o identificar a un sospechoso, un fugitivo, un testigo esencial o una persona necesaria para proveer evidencia de un delito ocurrido en nuestra propiedad. 
  • Militar - podemos divulgar PHI si usted es miembro de las autoridades de la comandancia militar, si es miembro de las fuerzas armadas, es veterano y según nos sea requerido por las autoridades.
  • Seguridad Nacional - podemos divulgar PHI a agencias y oficiales de inteligencia de seguridad nacional autorizados por ley. También a funcionarios autorizados que realicen actividades para la protección del Presidente de Estados Unidos y otras autoridades o jefes de estado.
  • Eventos de Desastres - podemos divulgar PHI a una entidad que participa en un esfuerzo de ayuda en caso de desastre para que su familia pueda ser notificada sobre su condición, estado y localización. 
  • Instituciones Correccionales - podemos divulgar PHI a una institución correccional o a un agente del orden público que tenga custodia de un recluso para que la institución le provea cuidado de salud, proteger la seguridad de la institución correccional o para proteger la salud y seguridad del recluso y las otras personas.
  • Investigación - podemos divulgar PHI a investigadores si una junta revisora institucional o comité de ética ha revidado la propuesta de investigación y ha establecido protocolos para garantizar la privacidad de su información y ha aprobado la investigación como parte de un conjunto limitado de datos que no incluye identificadores individuales.
  • Examinador Médico - podemos divulgar PHI para efectos de identificar a una persona fallecida, determinar causa por muerte o para que se realice examinación médica, según autorizadas por ley. Por ejemplo, divulgar a un patólogo forense, directores y/o agentes funerarios y organizaciones que manejan donaciones y trasplante de órganos. 
  • Casos de Emergencia - podemos divulgar PHI a un proveedor de servicios de salud y entidad autorizada por ley ante cualquier evento de emergencia que se entienda que su salud y vida están en riesgo.
  • Familiares u otras personas que participan de su cuidado se salud - podemos divulgar PHI de forma limitada a un amigo o familiar que participen de su cuidado de salud o que sean responsables por el pago de los servicios médicos. Si usted no se encuentra presente, está incapacitado o es una situación de emergencia, utilizaremos nuestro juicio profesional en la divulgación de PHI que entendamos resulte en su mejor interés. Igualmente, podemos comunicarnos para proveer recordatorios de citas o información sobre tratamientos alternos y otros beneficios o servicios de salud que pudieran interesarle.

IV. Sus Derechos sobre su Información Protegida de Salud 

Toda solicitud sobre sus derechos debe ser realizada informando por escrito su interés mediante documento que cumpla con lo siguiente:

  • Contenido de documento debe ser legible
  • Su nombre en letra de molde
  • Debe entregar copia de identificación de plan de salud y una identificación personal que puede ser licencia de conducir, tarjeta electoral o pasaporte
  • Descripción detallada de la solicitud
  • Para autorizaciones debe indicar la persona o entidad autorizada a recibir la información: debe incluir nombre y apellidos, información contacto, relación con usted, breve descripción de la información a divulgarse y fecha de expiración de la autorización, la cual no excederá de dos años contados desde la fecha que firma la misma.
  • Documento debe ser firmado y fechado por usted.

A menos que usted nos remita una autorización escrita, no podremos usar o divulgar su PHI para ninguna otra razón que no esté descrita en este AVISO. 

Usted tiene los siguientes derechos: 

  • Derecho a Autorizar la Divulgación – usted tiene derecho a autorizar por escrito en cualquier momento de la divulgación de su PHI a una persona designada por usted como su representante autorizado y el mismo ha  cualificado para dicha designación conforme a las leyes del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. No obstante, para que divulguemos la PHI a dicha persona, usted tiene que proveer una notificación escrita de su designación junto a los documentos antes mencionados.

  • El Hospital San Carlos Borromeo puede declinar su autorización de divulgación – usted debe conocer que igualmente el Reglamento de Privacidad HIPAA nos permite declinar su solicitud de autorización a la persona designada como su representante autorizado, si a nuestro juicio profesional concluimos que: usted ha sido objeto de violencia doméstica, maltrato o negligencia por esa persona o podría serlo; tratar dicha persona como su representante podría ponerlo a usted en peligro; o determinamos en el ejercicio de nuestro juicio profesional que no es favorable para usted que tratemos a esa persona como su representante autorizado. 

  • Derecho a Revocar la Autorización de Divulgación – usted puede notificar la revocación de autorización en cualquier momento. Dicha revocación debe ser por escrito. La revocación se mantendrá para futuros usos y divulgaciones. Por tanto, su revocación no afectará los usos y divulgaciones permitidos por su autorización mientras la misma estuvo en vigor.

  • Derecho a Restricción a su Información de Salud Protegida (PHI)- usted tiene derecho a solicitar una restricción de la PHI que mantenemos para efectos de tratamiento, pago o gestiones de cuidado de salud. Sin embargo, no estamos obligados por ley a acceder a las restricciones de uso y divulgación de PHI para propósitos de tratamiento. Si accedemos a la restricción, cumpliremos con ella, a menos que la información sea necesaria para proveerle tratamiento de emergencia.

  • Derecho a Comunicaciones Confidenciales – usted puede solicitar que nos comuniquemos con usted de una forma confidencial proveyendo la dirección o teléfono. 

  • Derecho de Acceso – usted tiene el derecho de examinar y obtener copia de su información personal, financiera, de seguro o de salud dentro de los límites y excepciones que provee la ley. Podemos denegar su solicitud de examinar y obtener copia bajo ciertas circunstancias limitadas, según lo dispone la ley. Por ejemplo, notas de psicoterapia o información recopilada para proceso civil, penal o administrativa. De usted solicitar copia de su expediente médico, tendrá un costo no menor de 75¢ la página y no mayor de $25.00 el expediente completo, según establecido en la Carta de Derechos del Paciente.

  • Derecho a Enmiendas – si usted cree que la PHI que mantenemos en nuestros archivos y/o sistemas está incorrecta o incompleta, puede solicitar que la enmendemos. Podemos denegar su solicitud de enmienda bajo ciertas circunstancias, según dispone la ley. Por ejemplo, si la solicitud de documentación no está completa.

  • Derecho a Obtener un Informe de Divulgaciones – usted tiene el derecho a obtener un informe de ciertas divulgaciones realizadas de su PHI que hayamos hecho acorde con la ley y que no esté relacionado a divulgaciones mandatarias y rutinarias con socios de negocio y para efectos de Tratamiento, Operación y Pago.

  • Derecho a Copia Impresa de este AVISO – usted tiene derecho a una copia impresa de este AVISO a su solicitud en cualquier momento.

V. QUERELLAS 

Si usted cree que sus derechos han sido violados, tiene el derecho a radicar una querella con el Hospital San Carlos Borromeo o con el Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos (DHHS). Para presentar una querella en el Hospital San Carlos Borromeo, puede comunicarse con el Oficial de Cumplimiento de nuestra organización al (787) 877-8000, extensión 1485. Para presentar una querella al Secretario de Salud de EU, debe realizarla por escrito, incluir el nombre de la entidad contra la cual presenta la querella, describir los problemas pertinentes y someterla no más tardar de 180 días después del momento en que se percató del problema. 

Para presentar querella ante la oficina de derechos civiles dentro de la oficina del Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos, visite el sitio web en: http:/www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/complaints. No habrá represalias por presentar una querella.

En el Hospital San Carlos Borromeo estamos comprometidos con proteger su información de salud y le agradecemos su pronta notificación a nuestro Oficial de Cumplimiento sobre cualquier problema que usted conozca que puede impactar la comunicación en este AVISO sobre nuestras prácticas de privacidad.

VI. Fecha de Efectividad 

Este AVISO sobre Prácticas de Privacidad fue efectivo en abril del 2003 y revisado el 23 de septiembre 2013.

VII. Enmiendas 

Este AVISO sobre Prácticas de Privacidad puede ser enmendado a nuestra entera discreción o según se nos requiera por ley. Cualquier enmienda le será notificada en su próxima visita al HSCB.

VIII. Información de Contacto del Hospital San Carlos Borromeo 

Usted puede solicitar información adicional sobre este AVISO de Prácticas de Privacidad o presentar una querella sobre violaciones a su derecho de privacidad comunicándose con nosotros a la siguiente dirección:

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